NEURO SOFT
Solutions Informatiques Intégrées
Le fournisseur a augmenté de 6 % le mois dernier. Personne ne l'a remarqué. Le prix de vente n'a pas bougé. Sur un article qui tourne, quelques centimes multipliés par des milliers de pièces font des milliers de dirhams — dans le mauvais sens.
Le constat
« Je crois gagner 30 %, mais je n'en suis pas sûr. »
Sans coût d'achat suivi automatiquement, la marge affichée est une estimation. Souvent optimiste.
« Le stock à l'écran ne correspond pas au rayon. »
On commande ce qu'on a déjà. On manque ce qui se vend. Et des articles dorment depuis des mois sans que personne ne le voie.
« Les chiffres existent, dans quatre fichiers Excel. »
Tenus à la main, jamais à jour, jamais d'accord entre eux. Une demi-journée pour répondre, et la réponse reste discutable.
Ces trois problèmes ont la même racine : l'information de gestion n'est pas produite par le travail quotidien, elle est reconstituée après coup. NeuroRetail inverse cet ordre — chaque encaissement, chaque réception alimente directement le calcul.
01 — Le circuit d'achat
Odoo démarre un achat directement en demande de prix, prête à envoyer. Dans un commerce où plusieurs personnes saisissent, c'est trop tôt : une commande peut partir avant que quiconque l'ait relue.
NeuroRetail intercale une étape. Le gestionnaire saisit, le responsable valide, et seulement ensuite le document devient envoyable.
Trois entrées de menu, dans l'ordre du processus. Une demande d'achat n'apparaît jamais dans la liste des demandes de prix, ni un bon de commande dans celle des demandes d'achat. Chacun voit ce qui le concerne.
La liste des demandes d'achat en attente.
Le bandeau explique la situation au gestionnaire. Le bouton « Valider la demande d'achat » est présent — mais l'envoi par courriel, l'impression et la confirmation restent indisponibles. Rien ne peut partir par erreur.
P00031 en demande d'achat : validation possible, envoi bloqué.
Le même document, après validation du responsable. Il est passé en demande de prix : l'envoi au fournisseur, l'impression et la confirmation sont maintenant accessibles. La trace de qui a validé et quand reste attachée au document.
Le même document après validation — devenu demande de prix.
Un fournisseur qui dit « 300 dirhams » parle rarement hors taxes. Une case « Saisie en TTC » fait apparaître une colonne Prix TTC : on y tape 300, Odoo écrit 250 hors taxes. Le prix enregistré reste le prix hors taxes — le coût de l'article, la valorisation du stock et la comptabilité ne voient aucune différence. La conversion passe par le moteur de taxes d'Odoo, elle suit donc le taux réellement posé sur la ligne. La même case existe sur les devis et les commandes client.
La colonne Prix TTC sur un document d'achat.
Ce qui est parti chez les fournisseurs et attend une réponse. Le tableau de bord en tête d'écran indique ce qui est à envoyer, en attente, et en retard.
Les demandes de prix, envoyées ou prêtes à l'être.
Après accord du fournisseur, la demande de prix devient un bon de commande. Les quantités reçues et facturées se suivent ligne par ligne.
Un bon de commande confirmé, avec son suivi de réception.
La liste complète se regroupe d'un clic — par fournisseur, par mois, par acheteur. C'est de là qu'on voit d'un coup d'œil qui pèse le plus dans les achats.
Les bons de commande, groupés par fournisseur.
C'est le moment décisif : à la validation de la réception, la quantité entre en stock et le coût de l'article se recalcule. Toutes les ventes qui suivront porteront ce coût-là.
La réception validée — le stock et le coût sont à jour.
02 — La caisse
Sur la plupart des caisses, rattacher le client est facultatif. Résultat : personne ne le fait, et le fichier client reste vide. Impossible de savoir qui achète quoi, de rappeler un client, de mesurer la fidélité.
Recherche au code-barres ou par nom, vignettes d'articles, panier à droite. Le caissier n'a rien de nouveau à apprendre.
L'écran de caisse, panier en cours.
Odoo 18 enterre l'historique des commandes dans le menu burger : retrouver un ticket pour le réimprimer ou le rembourser demande trois clics et de savoir où chercher. NeuroRetail remet deux onglets en tête d'écran — Caisse et Commandes. Le retour est exact : la commande reprend là où elle a été laissée, écran de paiement compris.
Les onglets Caisse et Commandes, en tête de la barre.
Le caissier voyait une image et un nom. Il voit maintenant le prix de vente — liste de prix et réglage TTC ou HT de la caisse respectés — et une pastille de stock dans l'entrepôt de la caisse : verte si positif, grise à zéro, rouge si négatif. Répondre « il en reste ? » ne demande plus de quitter l'écran.
Les cartes produit, avec prix et pastille de stock.
C'est le cœur de la fonction. Au clic sur « Paiement », si aucun client n'est rattaché, l'accès est refusé — et l'alerte propose immédiatement d'en choisir un ou d'en créer un. Le caissier n'est jamais bloqué, il est guidé.
L'alerte NeuroRetail : le paiement attend un client.
La liste ne mélange pas clients et fournisseurs. Le caissier voit uniquement ce qui a du sens à cet endroit, et peut créer un client en deux champs sans quitter la caisse.
La sélection du client, filtrée sur les clients seuls.
Au comptoir, un prix se négocie en TTC : c'est le montant que le client va payer. La touche « Prix » du pavé devient « Prix TTC » — saisir 50 sur un article taxé à 20 % pose 41,67 hors taxes et affiche bien 50,00 sur le ticket. Un bouton du menu Actions rebascule le sens le temps d'un ticket ; la caisse repart du réglage à chaque ouverture de session.
Le pavé numérique en saisie TTC.
Le paiement se répartit entre les moyens configurés. La monnaie à rendre se calcule à mesure. Chaque caisse a son propre fonds, donc son propre journal comptable.
L'écran de paiement — espèces et carte, monnaie calculée.
Reçu détaillé, avec le nom du commerce et le récapitulatif de TVA. Il peut aussi être envoyé par courriel au client.
Le ticket de caisse imprimé.
En fin de journée, le caissier compte sa caisse. L'écart entre le théorique et le compté s'affiche immédiatement, moyen de paiement par moyen de paiement.
La clôture de session — théorique contre compté.
Le client s'est trompé de carte, le caissier a rattaché le mauvais compte : Odoo verrouille alors les champs et ne propose que le remboursement. Le bouton « Changer détail » corrige le client ou le mode de paiement d'une commande déjà passée — facturée comprise, session clôturée comprise — et écrit la comptabilité qui va avec : contre-passation du paiement puis régénération au nouveau mode et lettrage sur facture, ou pièce de correction entre les comptes de créance si la session est close. L'assistant montre ce qu'il va écrire avant de valider, refuse ce qu'il ne peut pas faire — facture hachée, période verrouillée — et signale la seule limite assumée : sur des espèces d'une session déjà close, le relevé de caisse reste à ajuster à la main. Réservé à l'Administrateur ; le droit Comptable est exigé en plus dès que le mode de paiement est touché.
L'assistant « Changer détail » et son récapitulatif.
03 — La vente en compte
Un professionnel, une collectivité, un client livré : ils ne passent pas en caisse. Le circuit complet — devis, commande, livraison, facture — reste celui d'Odoo, et il fonctionne.
La case « Saisie en TTC » vue côté achat est ici aussi : un client à qui l'on annonce un prix toutes taxes comprises le voit repris tel quel sur son devis.
Articles, quantités, remises éventuelles, conditions de règlement. Il s'envoie par courriel et se signe en ligne.
Un devis client en cours de préparation.
Tout devis n'est pas un chiffrage. Une proposition de prix n'a que faire des montants par ligne ni d'un total qui n'additionnerait que des quantités de convenance. Cinq réglages indépendants : masquer la colonne Taxes, masquer la colonne Montant, masquer les sous-totaux de section, choisir le pied — complet, Total seul, ou aucun — et ouvrir un champ de titre imprimé en gras. Tout retirer laisse le document que le commerçant envoie vraiment : article, unité, prix. Rien de tout cela ne touche le bon de commande : une fois la commande confirmée, le document contractuel garde son format complet.
Un devis imprimé, colonnes et pied allégés.
À l'acceptation, le devis devient commande et engendre automatiquement la livraison à préparer.
La commande confirmée, avec son bouton de livraison.
Le magasinier prépare, valide, et le stock se met à jour. La sortie est valorisée au coût du moment — c'est ce qui rend la marge exacte.
Le bon de livraison validé.
Document propre, à l'en-tête du commerce, prêt à accompagner la marchandise ou à être signé par le client.
Le bon de livraison en PDF.
Générée depuis la commande, comptabilisée en un clic. Les écritures partent au bon compte sans ressaisie.
La facture client, comptabilisée.
Le professionnel livré trois fois dans le mois ne veut pas trois factures. Filtre « À facturer », on coche les commandes du mois, Action → Créer facture(s) : l'assistant propose la facturation consolidée, une facture par client et par adresse de facturation. Avec la référence des bons activée, la facture imprimée porte le numéro de tous les bons qu'elle couvre. Un prérequis à respecter : les articles doivent être facturés sur les quantités livrées et non commandées, sans quoi la facture couvre ce qui a été commandé plutôt que ce qui est sorti.
La facturation consolidée d'un mois de livraisons.
04 — Articles et stock
Un article porte son code-barres, sa référence, sa catégorie, son prix de vente et son coût. Ce dernier n'est plus saisi à la main : il vient des achats.
Tout tient sur un écran : prix de vente, coût d'achat courant, catégorie, code-barres, disponibilité en caisse. Les onglets donnent accès aux achats, aux ventes et à l'inventaire.
Une fiche article complète.
Vue kanban avec les visuels, le prix et le stock disponible. C'est la vue que les équipes utilisent au quotidien pour vérifier une disponibilité.
Le catalogue en vue kanban.
Chaque mouvement laisse une couche de valorisation : quantité, coût unitaire, valeur. C'est la matière première de tout ce qui suit — la marge, la valeur du stock, la réconciliation comptable.
Les couches de valorisation du stock.
05 — Documents et accès
Une fois le circuit en place, les questions ne portent plus sur les écrans mais sur le papier. « Ce bon de livraison, il a été facturé ? » — la réponse tient en une ligne sur le document plutôt que dans Odoo. « Le client veut ses prix sur le bon. » « Nos factures étaient numérotées autrement, on en était à la 16. »
Et une dernière question, qui vient de la direction : tout le monde n'a pas à voir la marge.
Une mention « N° Facture » en tête du bon imprimé. Le rapprochement suit les lignes de commande, pas la commande entière : une commande livrée en trois fois ne fait remonter, sur chaque bon, que les factures des lignes qu'il porte. Sans facture rattachée, rien ne s'imprime.
Un bon de livraison avec sa référence de facture.
L'inverse, réglable indépendamment : une mention « N° BL » en tête de la facture, avec les transferts effectués — les livraisons annulées ou en attente n'y figurent pas. Les factures fournisseur affichent de la même façon leurs bons de réception.
Une facture avec sa référence de bon de livraison.
Deux réglages indépendants : ajouter « Prix unitaire » et « Total HT » avec un pied Total HT / TVA / Total TTC, et masquer la colonne « Demandé » pour ne laisser que l'article et la quantité livrée. Le prix vient de la ligne de commande qui a engendré le mouvement — c'est donc celui qui sera facturé, remise comprise. Le prix unitaire imprimé est le montant hors taxes divisé par la quantité, pour que « prix × livré = total » se vérifie à l'œil même quand une remise, que le bon n'affiche pas, s'applique. Le pied ventile la TVA par taux, et le tableau des reliquats reste sans prix et hors du total : rien n'en est encore sorti du stock.
Un bon de livraison valorisé, avec son pied de TVA.
Un commerce qui migre en était à la facture 16, au format 00016-082026. Odoo numérote en incrémentant le dernier nombre du numéro précédent : sur ce format il incrémente l'année et sort 0001-082027. Préfixe, longueur du compteur, suffixe et remise à zéro se règlent donc ici, et le compteur repart où l'ancien système s'est arrêté — « j'en étais à 16 » se saisit en Prochain numéro = 17. Un aperçu montre le numéro que porterait un document émis aujourd'hui, avant d'enregistrer. La séquence est tirée sans trou et la détection native des sauts continue de fonctionner ; un journal dont la case n'est pas cochée garde la numérotation d'Odoo, strictement intacte.
Le réglage de numérotation, avec son aperçu.
Sur la fiche utilisateur, rubrique NeuroRetail : Utilisateur travaille normalement — caisse, achats, ventes, stock — sans voir le menu de pilotage. Administrateur y accède. La restriction ne se contente pas de masquer le menu : les modèles d'analyse sont fermés par droits d'accès, et les tableaux de bord, qui lisent en SQL brut, portent un contrôle explicite à chaque point d'entrée.
Le choix du rôle sur la fiche utilisateur.
06 — Le pilotage
Ils se calculent sur la période que vous choisissez — sept jours, trente jours, quatre-vingt-dix jours, douze mois — et se lisent sans formation préalable. Chacun répond à une question précise, et aucun n'affiche un chiffre qu'il ne sait pas justifier.
La vue du matin. Chiffre d'affaires, marge, panier moyen, valeur du stock — et quatre compteurs de vigilance : stocks négatifs, articles sans coût, articles vendus à perte, achats non facturés. Si une part du chiffre d'affaires est sortie sans coût connu, un bandeau l'annonce plutôt que de laisser croire à une marge nette.
Direction — lisible en quinze secondes.
Évolution du chiffre d'affaires, répartition par jour de semaine et par heure, par catégorie, par canal et par point de vente, structure du panier, moyens de paiement, écart de caisse cumulé. Tout ce qui concerne l'argent qui rentre.
Ventes & Encaissement — d'où vient le chiffre d'affaires.
La photographie du stock, et surtout la réconciliation entre la valeur physique et la valeur comptable. Odoo ne sait pas ventiler cette valeur par entrepôt : c'est la raison d'être de cette reconstitution. Les stocks négatifs et les articles sans coût sont listés avec la marche à suivre.
Stock & Valorisation — physique contre comptable.
Volume par fournisseur et concentration des trois premiers — une information de risque, pas une statistique. La dérive du prix d'achat est classée par impact en dirhams : une hausse de 300 % sur un article à deux dirhams ne coûte rien, +8 % sur le produit phare pèse lourd.
Achats & Fournisseurs — volumes et dérives de prix.
Classement ABC : sur combien de références repose vraiment le chiffre d'affaires. Croisement rotation × marge : ce qui travaille contre ce qui dort. Et les listes qui font agir — vendus à perte, jamais vendus, rotation supérieure à 180 jours.
Performance Articles — ABC, rotation, marge.
Entrées et sorties mois par mois, pour un article scanné au code-barres ou pour le catalogue entier. Stock au 1ᵉʳ janvier, cumul, stock de fin d'année, et la nature de chaque mouvement.
Suivi article — entrées et sorties, mois par mois.
07 — Les exports
Un tableau de bord se lit à l'écran ; un comptable, lui, travaille dans Excel. Chaque écran s'exporte donc en un clic : une feuille de synthèse avec ses graphiques, puis un onglet par bloc, filtrable.
Les graphiques exportés sont natifs, pas des images collées : votre comptable peut les retoucher, changer une couleur, les coller dans une présentation.
L'export reprend la période affichée à l'écran. Le classeur ne peut donc pas montrer autre chose que ce que vous avez sous les yeux.
Le bouton d'export, en haut à droite de chaque écran.
Valorisation du stock, rotation et stock dormant, achats et fournisseurs, suivi article, articles à régulariser. Ceux qu'on redemande tous les mois.
Le menu des états Excel.
Période, entrepôt, catégorie, articles. L'assistant produit un classeur mis en forme : en-têtes figés, filtres automatiques, totaux, formats monétaires — et les graphiques de la synthèse.
L'assistant d'export, avec ses filtres.
Principe de construction
Chaque fonction s'active ou se désactive dans les paramètres. Décochée, elle laisse le comportement d'Odoo strictement intact. Vous prenez ce qui vous sert.
| Option | Ce qu'elle change |
|---|---|
| Tableaux de bord et états | Fait apparaître le menu de pilotage |
| Suivi du coût des articles | Détermine le coût depuis les achats réels |
| Client obligatoire en caisse | Bloque le paiement sans client rattaché |
| Saisie en TTC en caisse | La touche Prix du pavé attend un montant taxes comprises |
| Étape Demande d'achat | Ajoute la validation avant la demande de prix |
| Saisie en TTC sur les documents | Ajoute une colonne Prix TTC aux achats et aux ventes |
| Référence facture sur le BL | Imprime le numéro de facture en tête du bon de livraison |
| Référence BL sur la facture | Imprime le numéro du bon de livraison en tête de la facture |
| Prix sur le bon de livraison | Ajoute prix unitaire, total HT et un pied ventilé par taux de TVA |
| Masquer la colonne Demandé | Ne laisse sur le bon que l'article et la quantité livrée |
| Numérotation libre | Reprend le format et le compteur de l'ancien système |
| Mise en page du devis | Cinq réglages : colonnes, sous-totaux, pied, titre |
| Filtrage des partenaires | Sépare clients et fournisseurs dans les listes |
| Fonctionner sans e-mail | Lève l'exigence d'une adresse d'expéditeur |
Trois fonctions échappent à cette liste, et c'est volontaire. Les onglets Caisse / Commandes et l'affichage du prix et du stock sur les vignettes n'enlèvent rien et ne changent aucun calcul : ils ajoutent de l'information à l'écran, une option pour les retirer n'aurait servi personne. Le bouton « Changer détail », lui, écrit en comptabilité — il n'est pas gouverné par une case à cocher mais par le rôle, et exige le droit Comptable dès qu'un mode de paiement est touché.
La suite
Un inventaire de départ, votre catalogue avec les prix, et la liste de vos fournisseurs. C'est tout. Le reste, nous le construisons.
Un stock d'ouverture incomplet produit des stocks négatifs et une marge fausse pendant des mois. Nous vérifions chaque reprise chiffre en main, et nous vous disons ce qui manque plutôt que de le masquer.
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